Je hoort overal dat AI de wereld gaat veranderen. Dat klinkt indrukwekkend, maar jij wilt waarschijnlijk gewoon weten hoe je stopt met eindeloos data overtikken. Offertes maken met AI betekent dat je het offerteproces automatiseert. Een AI-agent haalt de details uit het gesprek of de aanvraag, pakt de prijzen uit jouw systemen, zet de offerte klaar en werkt na akkoord alles bij. Jij controleert en geeft het akkoord om te versturen.
Een offerte tekst laten schrijven is maar een deel van het offerteproces. Om je tekst te schrijven moet je het probleem van de potentiële klant, de prijzen en overige zaken uit je mail, gesprek, je systemen en andere databronnen halen. Dit kost allemaal veel tijd. En vervolgens vertelt je potentiële klant doodleuk dat er nog een aanpassing moet worden gedaan en moet je het riedeltje weer helemaal opnieuw af. Met al deze dingen kan AI je ondersteunen. Lees in dit blog hoe dit in zijn werking gaat!
Waarom een offerte maken zoveel tijd kost
Een offerte is meer dan een document. Je hebt een gesprek gehad of een mail gekregen en zoekt de afgesproken details bij elkaar. Dan zoek je de prijzen op, reken je de uren door, schrijf je het voorstel in jullie sjabloon en verstuur je het. Daarna zet je de lead in het CRM op “offerte verstuurd” en verwerk je de wijzigingen die de klant terugstuurt. Na akkoord zet je alles op de juiste plek in je administratie.
Deze manier van werken kent drie grote nadelen. Als eerste kost het tijd. Stel je maakt 40 offertes per maand en elke offerte kost twee uur. Dat is tachtig uur per maand aan informatie overzetten van de ene plek naar de andere. Omdat het opzetten van een offerte tussen de klussen door gebeurt of na het werk, gaat de offerte vaak pas ’s avonds de deur uit. Een potentiële klant vraagt vaak een offerte aan bij meerdere bedrijven. Degene die als eerste reageert haalt vaak de deal binnen, dus laat reageren kan ervoor zorgen dat je de deal misloopt.
Het tweede nadeel is afhankelijkheid. Bij veel bedrijven zit de calculatie in het hoofd van één persoon. Is die persoon niet aanwezig, dan ligt het offerteproces stil of doet een collega er twee keer zo lang over (wat vaak ook fouten met zich meebrengt).
Het derde nadeel is een gebrek aan overzicht. Staat de originele offerte in de mail, de wijziging in een losse reactie en de uren in Excel? Dan weet uiteindelijk niemand meer zeker wat de definitieve afspraak is of moet het eerst opgezocht worden. Bovendien introduceert elke keer dat je gegevens handmatig moet overtypen het risico op pijnlijke fouten in prijzen of aantallen.
Wat offerte maken met AI inhoudt
Bij offertes maken met AI koppelen we een AI-agent aan de systemen die je al gebruikt. Dat zijn je mail, je CRM en het pakket waarin je prijzen en projecten staan, zoals Exact, AFAS, SnelStart of Moneybird. De agent leest de aanvraag met de bijlagen, stelt de offerte samen met jouw prijzen en jouw sjabloon en werkt de systemen bij zodra er iets verandert. Je hoeft er geen nieuw pakket voor aan te schaffen. Houd je alles nog bij in Excel of Word, dan kan het ook, alleen vraagt dat meer inrichtingswerk vooraf.
“Als je dit met een low-codeplatform automatiseert, koop je weer een nieuw tooltje. Dus je koopt eigenlijk weer nieuwe afhankelijkheid.”
Jasper Klamer – AI-consultant bij Agentech
Het verschil met een schrijfhulp als ChatGPT is dat de agent bij je gegevens kan. Een schrijfhulp maakt tekst op basis van wat jij intypt en aanlevert; de agent haalt de uren, de prijzen en de klantgegevens zelf op en rekent het bedrag uit.
Zo werkt het offerteproces met een AI-agent
Het proces hieronder is één manier om het in te richten. Waar de aanvraag binnenkomt en welke systemen je gebruikt, bepaalt hoe het de automatisering of agent er bij jou uitziet.
1. De aanvraag komt binnen
Veel offertes beginnen met een gesprek. Je zit met een potentiële klant aan tafel of aan de telefoon en bespreekt wat je gaat doen, hoeveel uur dat kost en wanneer het klaar moet zijn. Aan het eind zeg je dat je een offerte stuurt. De afspraken uit dat gesprek zijn het startpunt voor de agent. Je legt ze kort vast of je laat het gesprek meeschrijven door een tool zoals Fireflies of WisprFlow.
Komt de aanvraag via de mail of een formulier, dan koppelen we de mailbox en het CRM aan de agent. Die herkent de mail als aanvraag en leest niet alleen de tekst, maar ook wat erbij zit: een tekening, een materiaallijst of een foto van een handgeschreven briefje. Uit een handgeschreven briefje met daarop “12 kunststof kozijnen met montage, graag voor de zomer” haalt hij de producten, de aantallen en de gewenste planning. Dit legt hij vervolgens via jouw systemen aan jouw planningsmogelijkheden, prijzen voor de kunststof kozijnen en hoeveel dit jou uiteindelijk oplevert.
2. Het concept: prijzen, uren en tekst uit jouw systemen
Op basis van eerdere gesprekken, mail of aanvraagformulier bouwt de agent zelfstandig de complete offerte. Hij zoekt de juiste prijzen erbij, berekent eventuele volumekortingen en schrijft het voorstel in jullie vaste sjabloon en tone-of-voice. Om de inschatting zo nauwkeurig mogelijk te maken, spiekt hij zelfs bij de nacalculatie van eerdere, vergelijkbare projecten. Mist hij cruciale informatie? Dan gaat hij niet raden, maar vraagt hij dit netjes op bij de klant of bij jouw team. Zo klopt je offerte altijd.
3. Controle en versturen
Jij houdt natuurlijk de eindregie. Zodra het concept klaar staat, controleer je het en pas je eventueel nog wat details aan. Geef je groen licht? Dan verstuurt de agent het voorstel naar de klant én werkt hij direct je systemen bij. In je CRM schuift de lead automatisch een fase op. Ook slaat de agent de offerte en alle bijbehorende context netjes op, zodat je hele team precies weet wat er is afgesproken.
4. Wijzigingen verwerken
Wil de klant de offerte toch net even anders insteken? Waar een wijziging normaal gesproken handmatig knip- en plakwerk oplevert, hoef jij nu alleen maar akkoord te geven. De agent past het voorstel aan, berekent de nieuwe totaalprijs en verwerkt de wijziging naadloos in je CRM. Jij controleert de nieuwe versie en verstuurt hem. Het resultaat: geen dubbel invoerwerk meer, en de actuele afspraken staan overal goed vastgelegd in plaats van ergens onderop een mailketen.
“Nu gaat die bouwer steeds zelf zijn laptop in en gaat hij de offerte aanpassen. Terwijl eigenlijk in mijn mail naar die bouwer staat precies wat ik wil. En door een agent zou die offerte aangepast kunnen worden.”
Jasper Klamer – AI-consultant bij Agentech
5. Na akkoord: ondertekenen en alles op de juiste plek
De klant opent de offerte online en tekent digitaal; jij ziet direct wanneer dat is gebeurd. Daarna zet de agent de offerte op de juiste plek in je systemen. De opdracht staat als order in je administratie, de startdatum staat in de planning en de lead in het CRM is klant geworden. Wat er daarna gebeurt, zoals werkbonnen of facturatie, hangt af van wat je verder hebt ingericht.
Wat jij blijft doen
De agent werkt met de prijzen en afspraken die jij hebt vastgelegd. Je prijsbeleid, je marges en de beslissing om korting te geven blijven bij jou. Hoeveel de agent zelfstandig mag doen, bepaal je in drie stappen. In het begin komt elk concept ter controle bij jou. Gaat dat een tijd goed, dan hoeft de agent alleen nog goedkeuring te vragen bij afwijkingen, zoals een aanvraag die buiten je standaardproducten valt of een bedrag boven een grens die jij stelt. Volledig autonoom, waarbij de agent standaard offertes zelf verstuurt, is de laatste stap en die zet je alleen als je daar zelf aan toe bent. Zo werkt human in the loop in de praktijk. Dit werkt ook zo bij andere processen die we automatiseren.
Hetzelfde principe in de praktijk bij Visser Elektrotechniek
Bij Visser Elektrotechniek ging het om inspectierapporten in plaats van offertes, maar het mechanisme is hetzelfde: een monteur levert de gegevens aan en de software maakt daar het document van in het vaste format, zonder overtypen. Dat kostte eerder twintig minuten per rapport bij 280 rapporten per jaar; nu komt er 93 uur per jaar vrij. Lees hier meer over in de case van Visser Elektrotechniek.
Klaar om te starten? Laat ons je helpen!
Wil jij jouw offerteproces volledig automatiseren? Dan zijn wij jouw partij! Bij Agentech onderzoeken we altijd met je eigen aanvragen en je eigen prijzen wat er mogelijk is. Dat doen we in een proof of concept, meestal al binnen twee weken. Je ziet dan direct wat het jou oplevert. Wil je weten hoe dit proces er exact uitziet of direct een gratis AI-scan aanvragen? Ontdek er alles over op onze pagina over offertes automatiseren.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik een offerte maken met AI?
Door een AI-agent te koppelen aan je mail, je CRM en het pakket met je prijzen. De agent haalt de details uit het gesprek of de aanvraag, stelt de offerte samen met jouw prijzen en sjabloon en werkt na akkoord je systemen bij. Jij controleert en geeft het akkoord om te versturen.
Hoe maak je zelf offertes zonder AI sneller?
Werk met één gedeeld sjabloon, vaste tekstblokken voor betalingsafspraken, garantie en algemene voorwaarden en een actueel prijsbestand. Die voorbereiding is ook de basis als je later wilt automatiseren.
Is er een gratis AI om offertes te maken?
De gratis versies van ChatGPT en Claude kunnen een offertetekst schrijven op basis van wat je intypt. Ze kunnen niet bij je prijzen of je CRM, dus het opzoeken, rekenen en bijwerken blijft handwerk. Voer er geen klantgegevens of prijsafspraken in zonder eerst de instellingen en afspraken van de dienst te bekijken.
Is het veilig om klantgegevens door AI te laten verwerken?
Bij een automatisering op je eigen systemen blijven de gegevens in jullie omgeving en spreken we vooraf af waar ze worden verwerkt en wie er toegang heeft. Je kiest zelf of de automatisering op onze servers draait of binnen je eigen omgeving. De AVG is daar onderdeel van. Bij een losse chattool bepaal jij zelf wat je invoert.
